Как расставить приоритеты и всё успеть?

Чтобы стать успешным и эффективным сотрудником, необходимо уметь расставлять приоритеты своих задач и правильно распоряжаться временем, фильтровать поручения руководителя и просьбы коллег.

Тайм-менеджмент: игра на результат.

Все задачи можно разделить на группы по срочности и важности по Матрице Эйзенхауэра:

• срочное и важное дело
• не срочное, но важное дело
• срочное, но не важное дело
• не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую секретарь может отнести задачу, зависит ее очередность выполнения.

Секретарь должен четко различать границы понятий “в срок” и “максимально профессионально” и понимать критерии успешности реализации задачи от руководителя.

Тайм-менеджмент: успеть за 60 секунд.

Метод Парето. Этот метод представляет собой распределение задач по принципу 80/20. Что это значит? 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени, а вот на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени (это сложные задачи или задачи, которые требуют взаимодействия и согласования от нескольких участников).

Также есть теория, что если к выполнению недолгосрочной задачи секретарь не приступил в течение 3-х дней, то задача скорее всего не будет выполнена вовсе. Назовем это “Правило 3-х дней”. Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе дела “сделаю потом” будет тянуться вечность.

Тайм-менеджмент: diary, дневник.

Организуйте все запланированные дела в систему. Внесите записи в ежедневник, приложение в телефоне, чтобы иметь представление об объеме работы на день. Так секретарь не забывает даже о самом мелком поручении.

Техника “Хронометраж” представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как обед или выйти на перекур. Таким образом можно выявить “пожирателей времени” и определить, на что тратится время и как его освободить!

Пример разгрузки секретаря на услугах доставки.

90% организаций пользуются услугами отправки корреспонденции или посылок, а также грузов. Зачастую функцию кураторства таких отправок добавляют секретарю. Это большая ошибка! Если передать профессионалам данную работу, то перечень дел на день у секретаря значительно уменьшается, а значит секретарь может уделить больше внимания на деятельность личного помощника руководителя, что благоприятно отразится на всем цикле работы организации. Но ведь это отразится в финансовом вопросе и будет стоить дороже, чем заработная плата секретарю? Вовсе нет. Специалисты Mail Boxes Etc. возьмут на себя работу не только по успешной доставке, но и по сокращению расходов на данные услуги, ведь операторы могут подобрать самый выгодный и подходящий тариф для каждой отправки.

Узнать об услугах больше можно тут.